Hostess Congressi: professionalità operativa
Le Hostess Congressuali alleggeriscono il lavoro dei nostri clienti
Dal grande congresso in una delle tante metropoli italiane al più piccolo meeting con pochi partecipanti, le Hostess per Congressi sono professioniste che possono determinare il successo o il fallimento di qualsiasi evento congressuale.
No, non parliamo di semplice accoglienza ma di affidarsi a profili capaci di gestire l’operatività, alleggerendo il lavoro del personale organizzatore del congresso per le mansioni ripetitive e più stancanti, lasciando a loro la liberà di concentrarsi sui clienti, Relatori e pubbliche relazioni commerciali.
Siamo specializzati per fornitura di Hostess Congressuali, Hostess ECM e Steward per il settore MICE. Garantiamo per tutte le Hostess esperienza, competenza e conoscenza della lingua inglese per accoglienza (uno standard di default, per tutti i nostri servizi, senza costi aggiuntivi)
Dalla singola Hostess per il singolo congresso “serale del giovedì”, fino a vere e proprie squadre composte da numeri importanti di Hostess. In questo ultimo caso, per questi congressi, suggeriamo anche la presenza di profili di Supervisori, come Tour Leader, per alleggerire il personale dell’organizzazione nel coordinamento del gruppo di lavoro.
Consolidiamo da anni la nostra expertise di settore e arricchiamo costantemente il nostro database, anno dopo anno. Ad esempio, nel 2024 abbiamo fornito Hostess e Steward congressuali in 1011 congressi.
Tra questi alcuni nostri Case History di successo, anche con Hostess ECM e non solo:
- Congresso Internazionale ESGCT con 40 Hostess e Tour Leader a Roma per 5 giorni;
- Congresso Nazionale GISE 12 con xx Hostess per Congressi a Milano per 6 giorni;
- Congresso Nazionale xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx dove abbiamo impiegato xx tra Tour Leader (link a pagina interna sito Tour Leader) e Hostess;
- Evento G7 Siracusa con 94 tra Hostess, Steward e Team Leader per 7 giorni consecutivi;
- Evento G7 Mirabella Elcano con 96 tra Team Leader, Facchini, Hostess e Steward durante i 5 giorni di evento;
- Evento G7 Ancona che ha visto impegnati 74 profili tra Team Leader, Hostess e Steward per 7 giorni;
Hostess per Congressi ECM in tutta Italia
Il lavoro richiesto dai Provider richiede precisione, competenza e una gestione impeccabile. Le nostre Hostess ECM sono specializzate nella gestione – anche in autonomia – dell’iter ECM.
Hostess capaci di lavorare in autonomia rappresentano un doppio vantaggio per tutti i nostri clienti: un forte risparmio di budget e un’ottimizzazione del tempo. Questo significa eliminare costi e tempi legati alle trasferte, i pernottamenti in hotel e, soprattutto, permettere ai nostri clienti di concentrarsi su più eventi contemporaneamente, continuando a gestire le attività in ufficio senza interruzioni.
Per scoprire tutti i dettagli sui nostri servizi di Hostess ECM, visita la nostra pagina (link a pagina interna sito Hostess ECM) dedicata.
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Come le Hostess Congressuali aiutano a superare le problematiche organizzative
Organizzare un congresso contiene punti critici e piccoli imprevisti che possono compromettere la buona riuscita dell’intero evento. E soprattutto far lavorare un sacco il personale dell’organizzatore.
Ecco alcuni esempi di problematiche che i servizi Hostess Congressi risolvono:
- Code e rallentamenti nella registrazione: le Hostess accelerano la registrazione dei partecipanti, evitando lunghe code;
- Difficoltà nella preparazione dei KIT e consegna: sia in fase di preparazione, per cartelline e borse, sia durante l’evento per la consegna dei KIT ai partecipanti;
- Pause caffè disorganizzate e ritardi nella ripresa dei lavori: coordinamento di questi brevi momenti di interruzione dei lavori, per far riprendere le sessioni in aula in modo puntuale;
- Provider con le mani nei capelli: esperte di ECM per la corretta a gestione della documentazione;
- Difficoltà di comunicazioni con ospiti internazionali: Hostess multilingue per la gestione degli ospiti e Relatori internazionali. In particolar modo per le lingue meno frequenti, come quelle extra europee;
- Problemi tecnici non segnalati: le Hostess sono il primo riferimento del personale del service audio e video, per la comunicazione rapida ai responsabili del congresso;
- Relatori non adeguatamente assistiti: un servizio Hostess dedicato offre supporto personalizzato ai Relatori e Sponsor, valorizzando l’immagine dell’organizzazione;
- Rischio di sforare il programma dell’evento: rispetto degli orari, coordinamento dei Relatori, catering, trasferimenti e staff tecnico per mantenere il programma puntuale;
- Disorganizzazione nelle sale: Hostess assegnate a ciascuna sala come unico referente dell’organizzazione per tutti gli aspetti operativi, fungendo da riferimento per i Relatori, personale tecnico audio-video, catering ecc.
Questi sono solo alcuni dei punti critici e delle problematiche più comuni nei congressi che possono essere prevenuti e ridotti grazie a un servizio di Hostess realmente competente. Una Hostess competente libera aiuta gli organizzatori del congresso, permettendogli di concentrarsi sugli aspetti macro e più rilevanti.
Brand Ambassador, la nostra garanzia per voi
Affidarsi ad un agenzia come PromoHostess® garantisce tutto questo, soprattutto in termini di certezza della messa a terra del progetto, sia nei tempi previsti. Garantiamo di essere operativi in pochi giorni, immettendo sul tutto il territorio decine e decine di vostri Brand Ambassador.
Paradossalmente, più un azienda è grande e strutturata, meno riesce ad essere rapida nell’esecuzione di queste operazioni. Anche se dispone di tutte le risorse umane e di budget e per poter creare in autonomia un Asset di questo tipo. Questo perché spesso non ci sono uffici preposti o Manager deputati a queste operazioni che, essendo comunque a tempo determinato, pur di medio o lungo termine, non ci sono in azienda funzioni che possono organizzarle in modo rapido.
Diversamente la nostra soluzione garantisce di disporre di un vero e concreto asset per raggiungere i vostri obiettivi.